Kostnaðaráætlun fyrir viðburðinn þinn

Ásta og Birkir eru að skipuleggja 90 manna brúðkaup. Þetta verður mögulega svolítið dýrt, enda er þetta brúðkaup. En er ekki smá líklegt að kostnaðurinn fari úr böndunum ef þau missa sjónar á smáatriðunum?

Þau eru með ágætis hugmynd um stóru tölurnar. Salurinn, veitingarnar, tónlistaratriði, en svo bætast litlir hlutir við jafnt og þétt. Hitarar fyrir svalirnar, kransakaka, kvöldsnarl fyrir veislugesti, leigubílaferðir að sækja veitingarnar, píanóleikarinn í athöfninni, blóm sem verða bókuð eftir áramótin og svo framvegis.

Sumt er bókað í gegnum Meldu, annað er bókað í síma og borgað með millifærslu og Excel-skjalið sem var svo skipulagt og snyrtilegt er orðið blanda af gömlum tölum, gulum reitum, kommentum og spurningarmerkjum. Það er líka bara í tölvunni hans Birkis þannig að Ásta hefur ekki aðgang að því.

Svo kemur veisluþjónustan með tilboð. Daginn eftir kemur annað tilboð, aðeins dýrara en með víni innifalið. Hvar á að skrá þau? Var búið að borga fyrirframgreiðsluna fyrir veislusalinn?

Er líklegt að áætlunin standist? Það er næstum því ómögulegt að vita það.

Af óstjórn sprettur kvíði og kostnaðaráætlun ætti ekki að vera enn eitt Excel-skjal sem maður er hræddur við að opna. Hún á að vera hvetjandi yfirlit yfir það sem er búið, það sem er bókað og það sem á eftir að ákveða.

Melda er núna með alvöru kostnaðaráætlunartól

Þú stofnar áætlun á viðburðinum þínum, býrð til flokka (Salur, tónlist í athöfn, veislustjóri, veitingar, aðstoð í eldhúsi, skreytingar, og allt hitt) og skráir kostnaðarliði inn í flokkana. Hver liður geymir upplýsingar um áætlaða upphæð (markmið), raunverulegan kostnað, söluaðila, gjalddaga og stöðu sem færist frá Áætlað í Tilboð, þaðan í Bókað og loks í Greitt þegar reikningurinn er kominn í gegn.

Það mikilvægasta: þetta nær til ALLS sem viðburðurinn kostar, ekki bara þess sem er bókað í gegnum þjónustuaðila á Melda. Hitararnir úr Byko, blómin frá vinkonu þinni, allt fer á sama yfirlit og í sama tól.

Prófaðu, smelltu á lið með tilboðum og veldu eitt þeirra. Þú mátt fikta eins og þú vilt.

Langar þig að halda utan um þinn eigin viðburð svona? Stofnaðu viðburð á 2 mínútum →

Hvernig virkar þetta

• Flokkar með markmiði. Settu þak á hvern flokk og fáðu viðvörun um leið og útgjöldin fara fram úr. Kostnaðarstika á síðunni sýnir hvar þú stendur miðað við áætlun.
• Mörg tilboð á sama lið. Bættu inn öllum tilboðum sem þú færð fyrir veisluþjónustuna, hengdu PDF eða mynd með hverju þeirra og veldu það sem þú vilt.
• Skrá í einum bunka. Límdu inn lista af liðum, einn á hverri línu, og bættu valfrjálsu magni og áætluðu verði aftan við. Heilt Excel-skjal kemst inn á nokkrum sekúndum.
• Skýrslur og útflutningur. Sjáðu mismun á áætlun og raunkostnaði fyrir hvern flokk, sæktu PDF eða CSV til að deila með maka, bókhaldi eða verkefnastjóra.

Hvernig á að byrja

1. Opnaðu viðburðinn þinn í Meldu og smelltu á Kostnaðaráætlun í hliðarvalmyndinni.
2. Búðu til flokka sem henta viðburðinum. Þú getur byrjað á tilbúnu sniðmáti eða stofnað þína eigin.
3. Skráðu liði inn í flokkana og bættu söluaðila, áætlun og gjalddaga við eftir því sem þú veist meira.
4. Bættu tilboðum við lið þegar þú færð þau, berðu þau saman og taktu svo afstöðu til þeirra og færðu réttan kostnað í áætlunina.

Þetta nýtist í öllum gerðum viðburða: árshátíðir, starfsmannaviðburðir, brúðkaup, stórafmæli, fermingar, ráðstefnur, og opnir fundir þar sem reikningarnir koma víðs vegar að. Þú þarft ekki að vera bókhaldari til að halda utan um þetta. Þú þarft bara stað sem fylgir þér eftir alla leið.

Og þá er bara að stofna viðburð í Melda eða opna þann sem þú ert að skipuleggja og bæta við kostnaðaráætlun á nokkrum mínútum.

Ef þú ert með spurningar eða ábendingar máttu endilega heyra í okkur. Sendu okkur línu á melda@melda.is.