Ný virkni: Sætaskipan í Melda

Það er ákveðinn punktur í hverjum viðburði þar sem allt gengur vel — þangað til kemur að sætaskipaninu. Boðskortin eru send út, meldingar eru komnar, veitingarnar valdar. Og svo áttar maður sig á því að það þarf að raða hundrað manns til borðs, án þess að setja frænda við hliðina á fyrrverandi tengdasyni.

Íslenskir viðburðir eru sérstakir að því leyti að allir þekkja alla. Í litlu brúðkaupi í Hörpu eða fermingarveislu í Hafnarfirði er sætaskipan ekki bara logistík — hún er pólitík. Þú þarft að muna eftir því hver er óléttur, hverjir tala ekki saman, og hvar barnaborðið þarf að vera svo foreldrarnir fái frið.

Þangað til í dag höfum við unnið sætaskipan í Excel, á servíettum, eða með límmiðum á eldhúsborðinu. Við hjá Melda vildum gera betur.

Það sem við erum að kynna

Í dag opnuðum við fyrir nýtt sætaskipan innan Melda. Þú dregur gesti úr hliðarlistanum yfir á borð, raðar þeim eins og þú vilt, og sérð strax hverjir eru eftir og hverjir eru komnir á sinn stað. Öll tengingin við RSVP-gögnin er þegar til staðar, svo nýr gestur eða maki skýtur strax upp kollinum í hliðarlistanum, tilbúinn að fá sæti.

Og ef þú ert með stóran viðburð — árshátíð, veislu, ráðstefnu — þá geturðu sleppt röðuninni alveg og leyft gestunum að velja sér borð sjálfir. Kveiktu á sjálfsvali í stillingunum, stilltu frest, læstu borðunum sem eru ekki aðgengileg öllum, og gestir velja sér borð á eigin gestasíðunni þegar þeir hafa meldað sig. Þú sérð strax hverjir eru komnir með borð og hverjir eru eftir.

Engin innskráning, enginn þröskuldur. Þú getur prófað sætaskipanina beint hér á síðunni, með uppspunnum gestum og uppspunnu brúðkaupi.

Prófaðu — dragðu gest að borði. Þú mátt fikta eins og þú vilt.

Langar þig að prófa með eigin gestalista? Búðu til viðburð á 2 mínútum →

Hvernig virkar þetta

Sætaskipanin er hönnuð með íslenska viðburði í huga — allt frá litlum fermingarveislum upp í fjölmennar árshátíðir fyrir þúsundir gesta.

• Dragðu úr hliðarlistanum — allir gestir sem hafa staðfest mætingu birtast sjálfkrafa á listanum. Dragðu einstakan gest á eitt borð eða allan hópinn hans á sama borð — þú ræður hvort þú heldur fjölskyldum saman eða skiptir þeim á milli borða. Kannski-gestir fá sína eigin síu.
• Mataróskir og ofnæmi á borðinu — litlir litaðir punktar við nafn hvers gests sýna vegan, glúten, hnetuofnæmi og annað — beint úr meldingunum. Þú heldur engum aukalista og veitingaaðilinn sér með einu augnatilliti hvaða borð þarf sérmeðferð.
• Fimm borðform — hringborð, löng borð, kokteilborð, heiðursborð fyrir svaramenn og foreldra, og sérstakt hjónaborð fyrir brúðhjónin sjálf. Hvert borð fær sitt nafn, sína stærð og sinn svip.
• Leyfðu gestum að velja sér borð — kveiktu á sjálfsvali og gestir velja sér borð á gestasíðunni þegar þeir hafa meldað sig. Þú getur sett frest, ákveðið hvort þeir megi skipta um borð eftir val og hvort nöfn annarra gesta sjáist í borðavalinu. Í sjálfsvali sest skráningin og allur hópurinn hennar alltaf saman á sama borð — ef þú þarft að skipta fjölskyldu á milli borða gerirðu það handvirkt. Tilvalið fyrir árshátíðir, starfsmannaveislur og stærri veislur þar sem þú vilt ekki raða hverjum og einum handvirkt.
• Læstu borðum sem eiga að vera utan vals — brúðhjónaborðið, VIP-borð stjórnenda, barnaborðið. Læst borð sjást ekki í sjálfsvali gesta, svo enginn getur óvart smellt sig á rangt borð. Þú raðar samt hverjum sem er á læst borð handvirkt.
• Stofnaðu mörg borð í einu — sláðu inn fjölda, stærð og form og Melda býr þau til strax. Byrjaðu t.d. á 10 borðum fyrir 8 manns hvert fyrir 80 manna árshátíð — þú getur alltaf afritað eitt, bætt við eða breytt.
• Prentaðu eða sæktu — sætakort á vegg, borðaspjöld til að setja á hvert borð, gestalisti í stafrófsröð, og Excel-útflutningur ef þú vilt vinna áfram í töflureikni.

Hvernig á að byrja

1. Stofnaðu viðburð í Melda og bættu gestum við, annað hvort með innflutningi úr töflureikni eða með því að senda út boðskort.
2. Opnaðu Sætaskipan í viðburðarsíðunni þegar meldingarnar eru byrjuð að tikka inn. Þú getur byrjað að raða um leið og fyrstu gestirnir hafa meldað sig.
3. Búðu til borð með því að velja fjölda, stærð og form. Melda stingur upp á fjölda eftir gestafjöldanum þínum.
4. Dragðu gesti á sinn stað og sláðu í gegn. Ef eitthvað breytist — einhver afboðar sig, einhver bætir við maka — þá uppfærist sætaskipanin sjálfkrafa.

Raunveruleg dæmi

Brúðkaup í Hörpu fyrir 120 gesti. Þú raðar öllu handvirkt — brúðhjónin fá sitt hjónaborð, heiðursborð fyrir svaramenn og foreldra, hringborð fyrir ömmu og afa, barnaborð út í horni með litlu rými fyrir leikföng. Þegar ný frænka bætist við á síðustu stundu birtist hún í óúthlutaða hliðarlistanum og þú dregur hana á næsta lausa sæti. Daginn fyrir brúðkaupið prentarðu sætakort fyrir gesti til að skoða þegar þeir koma inn, og eitt borðaspjald á hvert borð — engar límmiðar, ekkert Excel.

Árshátíð fyrir 500 manna fyrirtæki. Þú nennir ekki að raða 500 manns til borðs handvirkt og að auki veist þú að fólk vill sitja með sínum vinum. Í staðinn kveikirðu á sjálfsvali, setur frest tveimur dögum fyrir árshátíðina, lætur nöfnin sjást svo vinahópar rati saman, læsir borði stjórnenda og borði stjórnar — og gestir velja sér borð sjálfir á gestasíðunni um leið og þeir melda sig. Þegar frestur rennur út raðar þú þeim sem eftir eru (kannski tíu manns sem skráðu sig á síðustu stundu) og prentar borðaspjöld að morgni. Ekki ein Excel-skrá í öllu ferlinu.

Meira um sætaskipan

Sætaskipan er ný inni í Melda en hún er líka grunneining í því sem við erum að smíða: viðburðastjórnun sem hugsar um hlutina á íslensku, fyrir íslensk brúðkaup, fermingar og árshátíðir. Ef þú vilt lesa meira um hvernig sætaskipanin vinnur með RSVP-kerfi, nafnspjöld og prentun — skoðaðu Sætaskipan-landingarsíðuna okkar.

Og ef þú ert tilbúin(n) að prófa með eigin gestalista, stofnaðu viðburð í Melda — það tekur tvær mínútur.