Einu sinni á ári er allt lagt undir: risastór salur tekinn á leigu, veislustjórar, tónlistarmenn og uppistandari bókaður. Ræður, verðlaun og viðurkenningar og innblásin ræða um erfiðleika síðasta árs og bjarta framtíð. Það er talað um þetta á kaffistofunni í viku en svo tekur hversdagurinn við aftur. Ellefu mánuðir líða þar til komið er fram við starfsfólkið eins og kóngafólk.
Og svo eru það hin fyrirtækin sem halda líka árshátíð, en það er ekki þar sem fólk skemmtir sér best. Þú manst eftir fjallgöngunni í september þar sem hálft liðið mætti og hinn helmingurinn mætti ekki af því að það var rigning. En þeir sem fóru tala enn um útsýnið, og inn á milli mynduðust sterk tengsl.
Þú manst eftir létta bjórspjallinu eftir vinnu á föstudegi þegar stóra innleiðingarverkefnið kláraðist. Þú manst eftir því þegar deildin þín fór út að borða til að kveðja eina sem var að fara snemma á eftirlaun. Kúltúrinn í þessum fyrirtækjum var ekki byggður á einu kvöldi. Hann var byggður á milli stóru kvöldanna. Í gusu, fjallgöngu, fjölskyldudegi, þátttöku í stóra plokkdeginum, fyrirpartýinu fyrir Reykjavíkurmaraþonið og starfsdögum að vori.
Vandinn er að flest fyrirtæki setja alla orkuna í toppinn á ísjakanum, árshátíðina og jólahlaðborðið, og láta allt hitt ráðast af sjálfu sér. Litlu viðburðirnir verða aldrei skipulagðir almennilega af því að þeir þykja of litlir til að réttlæta vesenið.
Kúltúrinn verður til þegar fólk hittist og upplifir saman
Þetta er kjarni málsins: það sem mótar fyrirtækjakúltúr er ekki stærðin heldur tíðnin. Eitt risakvöld á ári skilur eftir sig minningu, ljósmyndir og konfetti á gólfinu. Tuttugu litlir viðburðir á ári búa til samfélag, og samfélag byggir undir traust og opin samskipti á vinnutíma.
Undir yfirborðinu er stöðugur straumur af sjálfsprottnum viðburðum sem gerast miklu oftar: smáu samverustundirnar sem enginn skrifar ræðu fyrir en allir muna eftir.
Hugsaðu þér eitt ár hjá venjulegu fyrirtæki. Fjallganga í september. Bókaklúbbur sem hittist mánaðarlega. Bjór eftir vinnu þegar tilefni gefst. Litlir sigrar sem fá að vera sigrar: deildin náði markmiðinu, fyrirtækið fékk vottun. Keilumót að hausti, íþróttamót að vori. Fjölskyldudagur þegar börnin fá að sjá hvar mamma og pabbi vinna. Vorhreinsun, sumarhátíð, kannski skíðaferð í febrúar. Ekkert af þessu er stórt eitt og sér. Saman eru þetta beinin í kúltúr fyrirtækisins.
Melda byggir kúltúr í gegnum stórt og smátt
Af hverju fá litlu viðburðirnir þá svona litla athygli? Af því að fyrirhöfnin er of mikil miðað við umfangið. Þegar það tekur jafnlangan tíma að halda utan um 7 manna gusuferð og stóra árshátíð, þá er þröskuldurinn of hár. Hver vill setja upp heilt skráningarkerfi fyrir fjallgöngu?
Þess vegna skiptir máli að uppsetningin sé nánast engin. Það tekur um tvær mínútur að stofna viðburð í Melda, og þar með er litli viðburðurinn loksins þess virði að halda utan um líka. Sama létta verkfærið heldur utan um allt.
Hvað Melda gerir fyrir litlu starfsmannaviðburðina
- Hausafjöldi sem stenst. Þú sérð meldingar í rauntíma í gestalistanum og veist hver er að koma í gönguna, í stað þess að telja óskýra endurgjöf í hópspjallþræði.
- Sérsniðnar spurningar fyrir réttu smáatriðin. Spurðu um skónúmer fyrir keilumótið, hvort fólk ætli að vera á svig- eða gönguskíðum í skíðaferðinni, eða fæðuóþol fyrir sumarhátíðina. Þú getur meira að segja látið hverja spurningu birta undirspurningar ef starfsmaðurinn svarar með „Já".
- Sjálfvirkar áminningar. Fólk gleymir litlu viðburðunum frekar en stóru. Tilkynningar og áminningar sjá um að ýta við liðinu án þess að þú þurfir að muna eftir að senda fjórðu skilaboðin.
- Mætingaskýrslur og útflutningur. Sæktu mætingu, fæðuóþol og hausafjölda í Excel, CSV eða PDF þegar þú þarft að gera upp kostnað eða panta veitingar.
- Meðstjórnendur dreifa álaginu. Sá sem skipuleggur gönguna þennan mánuðinn getur verið meðstjórnandi, og starfsmannastjórinn gefur heimildir.
- Þitt eigið vörumerki. Litir, lógó og nafn fyrirtækisins birtast á skráningarsíðum og boðum.
- Lestu inn lista yfir starfsmenn. Melda tekur við listum yfir nöfn og netföng, og boðin sendast beint á netfang allra starfsmanna sem er boðið á viðburðinn.
- Bjóddu með QR-kóða og linkum. Ertu með upplýsingaskjá í mötuneytinu? Settu QR-kóða á glærusýninguna og þeir sem hafa áhuga geta meldað sig beint. Þú getur líka sent linka á hópspjall og boðið fólki þannig.
- Gestir geta boðið mökum. Starfsmenn geta skráð maka sinn (eða aðra +1 gesti) þegar þeir melda sig, og þá fær makinn allar upplýsingar beint í æð og getur svarað spurningum.
Eitt ár, einn taktur
Tökum dæmi af fyrirtæki sem ákveður að hætta að láta litlu viðburðina ráðast af sjálfu sér. Fyrsta mánudaginn í hverjum mánuði fer hópurinn í fjallgöngu, og einhver úr liðinu setur hana upp sem viðburð og býður öllum starfsmönnum.
Á föstudögum er stundum bjór eftir vinnu, líka tveggja mínútna vinna að setja upp. Þegar deildin fær loks vottunina sína býr stjórnandinn til lítinn fögnuð samdægurs, með köku og meldingu sem segir hver mætir. Engin af þessum þremur stundum er stór. En þær gerast, aftur og aftur, og þær eru allar á einum stað og enginn gleymist.
Það er þarna sem kúltúrinn býr. Ekki í einu kvöldi á ári, heldur í taktinum sem heldur áfram allt árið. Þú getur skoðað hvað Melda gerir fyrir starfsmannaviðburði fyrir fyrirtæki og hvernig öll viðburðastjórnunin heldur utan um stórt og smátt á sama stað. Og þegar þú ert til í að halda næsta litla viðburðinn skipulagðan, stofnaðu viðburð í Melda. Það tekur tvær mínútur, svo jafnvel mánudagsgangan má vera aðgengileg öllum.
