Það er föstudagskvöld í mars og veislusalurinn þinn stendur auður. Ekki af því að enginn vildi hann, heldur af því að fyrirtækið sem reyndi að klára bókun hjá þér fékk aldrei síðasta póstinn frá þér. Hann fór í SPAM en þú hélst að allt væri klappað og klárt!
Þegar þú tékkaðir á þeim á föstudagsmorgni voru þau búin að bóka annars staðar af því að það kom aldrei staðfesting frá þér og annar salur varð sneggri til að svara. Í pósthólfinu bíða líka fjögur „getið þið tekið veislu seinnipart í mars?“ þar sem hvergi kemur fram nákvæm dagsetning, fjöldi eða hvort fólk vill kaupa veitingar. Og fyrir tveimur vikum hringdi einhver og afbókaði með viku fyrirvara, eftir að þú hafðir hafnað öðrum hópi sama kvöldið.
Vandinn er ekki skortur á eftirspurn. Vandinn er kaós. Hver bókun byrjar svona: „Hæhæ, er salurinn þinn laus 23. mars?“ og svo kemur handavinnan: endalaust fram og til baka í tölvupósti og síma. Sömu spurningarnar aftur og aftur, óljósar dagsetningar, óþekkt hópastærð eða veislugerð, verð sem þú slærð inn í reiknivél í hvert sinn, og engin trygging fyrir því að kvöldið sé í raun frátekið fyrr en fólk mætir á deginum.
Samskiptin í kringum eina dagsetningu geta tekið nokkra klukkutíma í heildina þegar allt er talið.
Þar sem engin salarbókun er hilluvara
Salur er ekki vara í hillu með föstum verðmiða eða skilmálum. Hver einasta bókun er samkomulag vegna þess að engin veisla er eins. Brúðkaup fyrir 120 manns með veitingum og uppsetningu daginn áður er ekki sama bókun og 70 ára afmæli á sunnudegi. Verðið er annað, skilmálarnir aðrir, viðbúnaður rekstraraðila annar, og það sem fylgir með í leigunni er mismunandi líka!
Þess vegna er bókunarkerfið fyrir veislusali byggt í kringum samkomulag en ekki innkaupakörfu. Leigutaki sendir fyrirspurn sem er ítarleg og safnar þeim upplýsingum sem þú vilt fá: dagsetning, tími dags, fjöldi gesta, tilefni, valdar aukaþjónustur og veitingar. Ekkert „getið þið tekið veislu í mars?“-vesen. Þú sérð hvað beðið er um áður en þú svarar.
Þú semur um hverja bókun
Leigutakinn fær hugmynd um verðið sem þú rukkar í ferlinu. Þegar beiðnin er komin á þitt borð getur þú gefið afslátt eða bætt við þjónustu eftir því sem við á. Viltu til dæmis slá af verðinu á salnum ef leigutakinn kaupir stóra veitingapakkann?
Ef eitthvað er óskýrt, þá geturðu gripið í spjallviðmótið þar sem þú og leigutakinn getið skipst á spurningum og stillt bókuninni upp. Að lokum sendir þú til baka eitt skýrt tilboð og þar getur þú hreyft við hverjum hluta samkomulagsins:
- Verðið eða tímagjaldið: heildarverðið fyrir þetta tiltekna kvöld, ekki sjálfgefinn taxti.
- Dagsetningu og tíma: kannski hentar laugardagurinn betur en föstudagurinn, eða þú getur boðið rýmið fyrr til að leigutaki geti skreytt.
- Aukaþjónustur og veitingar: bæta við, taka út, stilla það sem fylgir.
- Afbókunarskilmála og staðfestingargjald: þú ákveður á hvaða kjörum tíminn er tekinn.
- Frjáls skilaboð: eftir það er þetta bara spjall, fram og til baka, þar til þið eruð sammála.
Leigutakinn samþykkir, og fyrst þá getur hann tryggt sér leiguna með því að greiða staðfestingargjald. Þetta er það sem bókunarkerfið fyrir veislusali byggir á.
Salurinn velur, engin tvíbókun
Þú þekkir flækjuna: tveir hópar vilja sama kvöldið, þú segir já við báðum án þess að átta þig á því og svo þarftu að hringja í annan og bakka. Melda stoppar þetta.
Margar beiðnir geta keppt um sama kvöldið á sama tíma. Þú sérð þær hlið við hlið og velur þá sem kemur best út fyrir þig. Kannski þá sem borgar best, kannski þá sem er auðveldari í rekstri. Þegar þú samþykkir eina hafnar kerfið sjálfkrafa hinum. Salurinn velur eina. Engin tvíbókun, engin vandræðaleg símtöl, engin hætta á að gjöreyðileggja brúðkaupsdag hjá einhverjum grey brúðhjónum með því að tvíbóka.
Til að halda ferlinu á hreyfingu notar Melda sjálfvirka svarfresti og úreldingu: 72 klukkustundir til að bregðast við beiðni, 48 tímar til að staðfesta tilboð. Beiðnir rotna ekki í pósthólfinu og gestir sitja ekki uppi með óvissu í marga daga. Framboðið sem gestir sjá er lifandi framboð, uppfært svo þú þarft ekki að óttast að einhver taki frá á sömu mínútu og þú ert að semja annars staðar.
En við getum líka haft þetta einfalt
Stundum þarf ekki allt þetta samtal. Lítið fundarherbergi sem er leigt út í klukkutíma þarfnast ekki flókins samtals. Það er rými sem annaðhvort er laust eða ekki, og annaðhvort vill leigutakinn kaupa það eða ekki. Fyrir svoleiðis býður Melda upp á beinar bókanir: fast verð, lifandi framboð, gesturinn velur tíma og er búinn að bóka innan nokkurra sekúndna.
Þess vegna erum við með sérstaka vöru fyrir fundarherbergi og fundarsali þar sem hraðinn skiptir meira máli en samningurinn. Veislusalur kallar á samtal; fundarherbergi kallar á smell. Þú getur líka leyft fólki að bóka virku dagana beint en látið alla sem hyggja á viðburðahald um helgar semja.
Verkferlar með sveigjanleika í stað óvissu og óskipulags
Leigutakar samþykkja tilboðin með því að greiða staðfestingargjald. Melda sér um færsluhirðingu í gegnum Straum. Staðfestingargjaldið og skilmálarnir sem gesturinn samþykkti eru vörnin þín gegn afbókun með stuttum fyrirvara.
Í þessu öllu kristallast munurinn: tómt föstudagskvöld eftir stressandi viku eða fullbókað hús. Ekki fleiri tölvupóstar, heldur skýrt og úthugsað ferli sem tekur við fullbúinni fyrirspurn, leyfir þér að semja um hvern lið, ver þig fyrir tvíbókun og afbókunum með peningagreiðslu.
Viltu sjá hvernig þetta lítur út fyrir þinn sal? Bóka kynningu →
